Pro Tag werden weltweit mehr als 300 Milliarden E-Mails verschickt. Das ist wirklich eine ganze Menge. Tendenz steigend. Brechen wir es runter auf einzelne Personen, dann meldet sich euer Postfach im Schnitt etwa zwischen 20- und 50-mal pro Tag. Dazu schreibt ihr täglich ebenfalls unzählige Mails, sei es im privaten oder im beruflichen Bereich. Je mehr ihr mit E-Mails arbeitet, desto wichtiger ist ein effizientes E-Mail Management. Nur so schafft ihr es den Durchblick bei dieser Flut an Nachrichten zu behalten. Wir haben die besten Tipps für euch gesammelt, wie ihr eure Mails am sinnvollsten organisieren könnt.
E-Mail Management Basics
E-Mails lesen und schreiben mit System – Vor allem bei einer großen Flut an Mails, die tagtäglich reinkommen und geschrieben werden, herrscht häufig ein gewisser Optimierungsbedarf, um nicht darin zu ertrinken. Stattdessen bekommt ihr durch ein gutes Management eine klare Ordnung und Struktur.
Die Vorteile dabei liegen auf der Hand:
- Besserer Work-Flow
- Weniger Stress
- Mehr Zeit
Ein Programm für alle Mails
Zu einem guten E-Mail Management gehört zunächst einmal das passende Programm. Beispielsweise Outlook von Microsoft kann euch dabei helfen eure E-Mails zu ordnen. Aber es gibt noch eine ganze Reihe von Alternativen. Dabei ist es möglich, dass ihr mehrere E-Mail Accounts unter einem „Dach“ versammeln könnt. Ihr müsst euch nicht immer mühsam über den Browser bei Gmx, Web.de oder Google einloggen, um Zugriff auf eure Nachrichten zu haben. Das erledigt das Programm für euch. Es ist der erste Schritt, um Ordnung und eine Struktur in eure Mails zu bringen.
Vorlagen erstellen
Vor allem dann, wenn ihr mehrere Mails auf einmal verschicken müsst, sind Vorlagen sehr sinnvoll. Wenn ihr beispielsweise immer wieder einen Sachverhalt neu erklären müsst, könnt ihr euch mit jedem Mailing-Programm eine Vorlage erstellen, die beispielsweise auch nur aus einigen Textbausteinen besteht.
Schreibt ihr regelmäßig Mails an einen festen Verteiler, könnt ihr die Mails zudem grafisch etwas aufpeppen. Dazu nutzt ihr Tools, wie beispielsweise den „E-Mail Creator“, mit dem sich effektive Newsletter erstellen lassen. Beim E-Mail Creator handelt es sich um ein gutes Werkzeug, das sich sowohl für den Privatgebrauch als auch für den Job bestens eignet.
Mit solchen Vorlagen oder Newsletter-Programmen könnt ihr euch eine Menge Arbeit und Zeit ersparen.
Ordnerstruktur für ein sauberes Postfach
Wenn ihr viele Mails schreibt, dann kommen logischerweise viele Mails bei euch an. Hier ist eine solide Ordnerstruktur sehr wichtig. Über allem steht dabei zunächst der Eingangs-Ordner. Dort kommen alle Mails gesammelt an, die nicht im Spam-Ordner landen.
Anschließend könnt ihr euch einen „Gelesen“-Ordner erstellen. Dort kommen alle Mails hinein, die ihr gelesen habt. Hier warten Sie darauf bearbeitet zu werden. Erstellt zusätzliche Unterordner, die beispielsweise Mails zu aktuellen Projekten zusammenfassen, vielleicht einen Aufgaben-Ordner, einen personenbezogenen Ordner und einen „Archiv“- oder „Erledigt“-Ordner.
Was ihr genau braucht, kommt natürlich auf euch und euren Bedarf an. Die einen brauchen mehr Ordner, die anderen weniger. Allerdings solltet ihr am Ende immer noch den Überblick behalten können.
Feste Mailzeiten einrichten
Dann geht es an das Bearbeiten der Mails. Richtet euch dazu feste Zeiten ein. Idealerweise macht ihr es einmal morgens und einmal am frühen Nachmittag. Dann sind die meisten Leute ohnehin mit ihren E-Mails beschäftigt.
Lest die Nachrichten immer direkt und ordnet sie dann den entsprechenden Ordnern zu und/oder leitet sie weiter. Je nach Wichtigkeit der Mail könnt ihr sie markieren oder direkt bearbeiten. Warten mehrere Mails auf euch lest zunächst immer die aktuellen und arbeitet euch rückwärts vor. So seid ihr immer auf dem neusten Stand. Am Ende des Tages sollten maximal fünf E-Mails in eurem Posteingang übrig bleiben.
Benachrichtigungen ausstellen
Ein wichtiger Stressfaktor, den ihr vermeiden könnt, sind E-Mail-Benachrichtigungen. Schaltet sie unbedingt aus, wenn ihr nicht gerade eine dringende Mail erwartet, denn sie können euch in eurem Workflow stören. Haltet ihr euch an eure festen Bearbeitungszeiten und lasst euch nicht durch Signaltöne aus der Konzentration reißen. Vor allem dann, wenn ihr viele E-Mails am Tag erhaltet, ist das sinnvoll.
Unerwünschte Mails
Leider kommen oft auch E-Mails bei euch an, die für euch nicht interessant sind. Diverse Newsletter und andere Spam-Mails sorgen nicht gerade für mehr Überblick in eurem Postfach. Rund 70 Prozent des gesamten E-Mail-Verkehrs in Deutschland ist Spam. Damit euer Junk-Ordner nicht überquillt und dich keine unnötigen Mails in euren Posteingang verirren solltet ihr solche unerwünschten Nachrichten direkt bearbeiten.
Dazu braucht ihr zumindest bei Newslettern meist nur einen Klick. Unten, am Ende der Mail, könnt ihr euch aus der Mailing-Liste austragen oder ihr blockiert einfach den Absender mit bei eurem Mailprogramm. Schon habt ihr wieder ein wenig mehr Ordnung geschaffen.
Fazit
Ordnung ist die halbe Miete. Das gilt auch für das E-Mail-Postfach. Mit einem guten Management eurer Mails ist es aber möglich, dass ihr den Überblick nicht verliert und sowohl geschäftlich als auch privat ordentlich und strukturiert arbeiten könnt. Haltet ihr diszipliniert Ordnung werdet ihr ein besseres Gefühl haben und werdet bestimmt merken, dass ihr euch weniger gestresst fühlt.
Bild: unsplash.com, © Tyler Franta